В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо? С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно.

Структура делового письма

Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания.

Современные технологии позволяют писать два вида писем – бумажные и электронные. Они имеют мало отличий, но свои особенности у них все же есть. Поэтому мы рассмотрим оба варианта.

Составление бумажного делового письма

Структура у официальных обращений выглядит примерно следующим образом:

Обращение. Оно заменяет приветствие в деловом письме и начинается со слов “Уважаемый (ая) …”. Оно располагается в центре страницы и начинается с большой буквы. Дальше нюансы. К примеру, на Западе принято обращаться только по имени, а в России по имени отчеству. Если речь идет о военных, то приветствие может выглядеть так: “Уважаемый товарищ полковник”. Если вы пишете официальное приглашение, то можно использовать варианты “Дамы и господа” или “Уважаемые господа”. Вариантов как начать деловое письмо может быть несколько. Остановиться лучше на том, который принят в стране, где вы живете и в том коллективе, где вы работаете.

Основная часть. Состоит из нескольких абзацев и включает в себя основную информацию, которую вы хотите донести до адресата. Это может быть описание ситуации, выражение вашего мнения, просьба, соболезнование и т. п. Также немаловажно помнить о правилах общения в официальных письмах. Если вы пишете от лица компании, фирмы, или общества то обращение пишется от третьего лица единственного лица (компания: “предупреждает”, “напоминает”, “уведомляет” и т. п.). Еще один вариант – первое лицо множественного числа: “сообщаем”, “уведомляем”, “направляем” и т. п.

Заключение. Сюда стоит дописать выводы из основной вышеизложенной части и подвести логичные обоснования. Например: “Уверен, что вы дадите оценку произошедшей ситуации и выскажите свою точку зрения”.

Постскриптум. Дополнительное завершение делового письма. В официальной корреспонденции используется не часто, но вполне допускается, если вы не знаете, как закончить деловое письмо. Постскриптум может содержать в себе сведения, косвенно относящиеся к теме письма или произошедшие уже после его написания. Например: “Завтра в 12:00 состоится собрание директоров, посвященное данной проблеме”.

После того, как основная часть написана, важно не забыть про правила оформления делового письма:

После заключения или постскриптума нужно поставить подпись, указать вашу должность, фамилию, имя и отчество. Также перед подписью допускается вежливая форма: “С уважением”, “Искренне ваш”, “В надежде на продуктивное партнерство” и т. п. Под подписью обязательно следует ее расшифровка. Пример: “С Уважением, руководитель группы компаний ООО “Эллада” Иванов В. С.”.

Если к письму требуются приложения, они оформляются в виде отдельных страниц.

Деловые письма нужно писать на специальных бланках, которые соответствуют нормативу официальных документов. На бланке должны присутствовать следующие реквизиты: название организации, юридический адрес, номер телефона и факса, дата и номер документа, если это ответное письмо, то должна быть ссылка на номер и дату письма полученного, адресат, заголовок, текст, отметка о приложениях, подпись и телефон.

А как правильно оформить деловое электронное письмо?

Деловое электронное письмо должно соответствовать таким же требованиям. Однако есть и ряд нюансов, которые следует учитывать при его написании и отправке. Части делового письма в глобальной сети выглядят следующим образом:

“шапка” текста в корпоративном стиле компании;

приветствие;

обращение, описание его цели и т. д.;

прощание;

личная подпись и контакты отправителя (сегодня любой может сделать себе электронную подпись);

ссылка на сайт компании и ее логотип;

также при отправке обязательно нужно заполнить поля “Тема” и “Кому”.

На этом отличия письма бумажного и электронного заканчиваются. Главное, в обоих случаях не допускать лишней информации и соблюдать тактичность при обращении к адресату. Тогда вопрос как написать деловое письмо более не будет вас тревожить.